Automatiserad orderhantering

Vi lade ned en och en halv timme varje morgon på att mata in ordrar. Det gör vi inte längre.

Som de flesta som driver ett litet designbolag med många återförsäljare vet vi hur det ser ut. Mail med bilagor, PDF:er som inte är formaterade på samma sätt, artikelnummer som ibland saknas. Varje morgon tog det uppemot en och en halv timme att registrera dagens ordrar i Visma.

Det var inte ett stort problem — det var ett tyst sådant. En av de där sakerna man vänjer sig vid utan att ifrågasätta.

Det förändrades när vi träffade Tobias Åhlin på Dörröppnaren.

Tobias jobbar med operativ automatisering för lokala företag i Täby.  Inte generell AI-hype, utan konkreta lösningar på konkreta problem. Han frågade vad som var mest repetitivt i vår vardag. Vi berättade om orderhanteringen.

Inom ett par dagar hade vi byggt en lösning som läser inkommande mail var 15:e minut, tolkar orderunderlaget — oavsett format — och skapar ordern direkt i Visma.net. Om något är oklart stannar flödet och vi får ett meddelande. Annars händer det utan att vi rör det.

Idag hanteras ungefär 90 procent av våra ordrar automatiskt. Vi har sparat över 168 timmar räknat på ett år. Och inför högsäsongen behöver vi inte oroa oss för att volymen ska bli för hög — systemet skalas med det.

Det tog några dagar att bygga. Tobias var enkel att jobba med, förstod hur vi tänker och krånglade inte till det.

Om ni driver ett bolag med liknande processer, administration som tar tid utan att skapa värde kan det vara värt att höra av er till honom. Hans sida är dörröppnaren.se.

— Paul Maielli, VD, Solstickan Design / Tradingbox AB